Outlook 2010

Av: Per Christian Losnedal

per.christian.losnedal@onsec.no

De er et flertall av Outlook brukere som kun bruker Outlook til mail. Men Outlook er mye mer en bare en mail klient, det er en møteplanlegger, adressebok og ikke minst en kalender.

Outlook har egenskaper som deling av kalendere utenom å bruker en Exchange Server.

Microsoft har lagt til rette via Microsoft Office Live Workspace for deling av dokumenter via webleser. Dette kan du lese mer om på http://office.microsoft.com/nb-no/office_live/default.aspx

Outlook 2010 er også den mest effektive versjonen av Outlook som Microsoft har laget.

Den har et veldig godt gjennomtenkt brukergrensesnitt som også går igjen i andre applikasjoner som Word og Excel. Man har samlet alle administrative funksjoner  på et sentralt sted som gjør administreringen lettere for en systemansvarlig.

Når det gjelder effektivitet så er det et must i dagen arbeidssituasjon, eposter kommer ofte i store mengder og dette har tidligere blitt vanskelig for brukerne å holde oversikten på, men Outlook har i dag kommer med verktøy som gjør administreringen letter for brukerne. Men kan følge tråder i eposter som tidligere ikke har vært tilgjengelig, man har en utvidet søkefunksjon som fungerer utmerket. Å ikke minst Outlook har fått noe som kalles for Quick Step, her kan man samle funksjoner som blir brukt ofte og ha de lett tilgjengelig i en arkfane.

En ny ting som kommer i Outlook 2010 er Outlook Social Connector, denne gjør det lett å holde kontakten med venner, kolleger og familie. Den vil være tilgjengelig ved offisiell release av Office 2010.

Men av de første tingene jeg bet meg merke i i Outlook 2010 er at det er større kontroll på mailbokser. Det er støtte for flere en en Exchange kontoer å derfor er no Outlook enda mer brukervennlig. Men dette skal vi komme tilbake til om litt.

De har også lagt til muligheter for flere PST filer som gjør det lettere å organisere filer.

Det er fremdeles mulig å samle alle mail i en PST fil som igjen vokser seg stor hvis ikke du har rutiner for arkivering og sletting.

Når det gjelder grensesnitt så må jeg si etter å ha brukt Outlook 2010 i en måneds tid at det er veldig mye bedre en før. Man finner fort frem og det er en logikk bak valgene Microsoft har gjort der.

En av de tingene jeg fant nyttig fort var muligheter for å se tråder gjennom en mail kospondanse.

Dette gjorde det lett å finne igjen tidligere sendt eller mottatte mail.

Men har også et valg der hvor man kan velge å ikke følge en tråd hvis man finner den uinteresant.

Denne funksjonene fungerer veldig bra hvis det er mye mail i omløp. Den strukturerer mailen for deg på en veldig bra måte.

Outlook er lagt opp til at tråder kan, når de er blitt renset, bli flyttet til en annen mappe. Dette setter du i instillninger  som vist under.

Så skal vi se på hvordan man setter opp flere mail kontoer mot en Exchange server.

Første gang man setter opp Outlook mot Exchange er det stort sett bare å følge veiviseren, men om man skal ha flere Exchange kontoer må dette gjøres mens Outlook er lukket.

Første skritt er å gå inn i kontrollpanel og velge brukerkontoer. Men vil her ha valget Mail som bildet under viser.

Når man har valgt mail så begynner man med å sette oppp kontoen som skal brukes.

Man velger da E-mail accounts i bildet.

Man får da opp det vanlig bildet hvor man ser alle kontoer som er lagt inn, ved første gangs oppstart av Outlook la jeg inn en annen test konto som dere ser her.

For å gå videre klikke man på New...

Følgende bilde kommer da opp, her velger man konto typen trykker next.

Man fyller inn informasjonen som man har, e-post adressen, passord osv før man går videre til neste skritt.

Når man så har lagt inn informasjon om konto og passord klikker man next. Outlook kobler seg da opp mot serveren for å validere at kontoen og passordet stemmer.

Når dette er gjort vil du få følgende bilde

Klikk da på finish og Outlook har fått to Exchange adresser.

Du vil da se begge kontoene ligge etter hverandre.

Outlook er da ferdig konfigurert for to Exchange kontoer og er klar til bruk.

Men ved første gangs oppstart av Outlook etter at kontoer er lagt til vil Outlook spørre etter brukernavn og passord på kontoene, også de som du la inn ved første gangs oppstart.

Slik ser Outlook ut etter oppsett.

I tillegg til de nevnte tingene har også Outlook no fått noe som de kaller for Lese fane, dette fjerner alle faner og viser Outlook som et dokument.

Her er et eksempel på dette.